Thumbnail: Outlook Add-in für Zoho WorkDrive – Anleitung

1. Was bringt mir das Add-in? (Vorteile für dich)

• Zeitersparnis: Kein Speichern mehr auf dem Desktop oder in unübersichtlichen E-Mail-Ordnern.

• Direkte Ablage: Lege Anhänge direkt im richtigen WorkDrive-Teamordner ab.

• Sichere Freigabe: Teile Dateien als Link – immer mit aktueller Version, Zugriff steuerbar.

• Zentrale Ablage: Deine Unterlagen liegen immer da, wo dein Team sie braucht.

2. Voraussetzungen & unterstützte Versionen

Damit alles funktioniert, prüfe vorher:

• Outlook: Add-in läuft in Outlook Web, Outlook 2016 und neuer (Windows/Mac), Outlook für Microsoft 365.

• Zoho WorkDrive Konto: Du brauchst einen aktiven WorkDrive-Account (Standard, Premium oder Enterprise).

• Browser: Outlook Web läuft am besten in Chrome, Firefox, Edge.

• Berechtigungen: Du brauchst in WorkDrive mindestens „Hochladen“-Rechte im gewünschten Ordner.

Tipp: Für Admins: Stelle sicher, dass Add-ins in deiner Organisation installiert werden dürfen.

3. Installation des Add-ins

In Outlook Web oder Outlook Desktop

1. Öffne Outlook.

2. Klicke oben rechts auf „Add-Ins abrufen“ (Web: Zahnradsymbol → „Alle Outlook-Einstellungen anzeigen“ → „E-Mail“ → „Add-Ins“).

3. Suche nach „Zoho WorkDrive“.

4. Klicke auf „Hinzufügen“ und bestätige den Vorgang.

5. Das Add-in erscheint nun im Outlook-Menü (meist oben im E-Mail-Fenster).

Hinweis: In manchen Organisationen muss der Admin das Add-in zentral freigeben/installieren.

4. Zoho-Konto mit Outlook verbinden

1. Öffne eine beliebige E-Mail.

2. Klicke auf das WorkDrive-Add-in (Symbol erscheint oben rechts oder direkt im E-Mail-Fenster).

3. Melde dich mit deinem Zoho-Konto an (du wirst auf die Zoho-Loginseite weitergeleitet).

4. Erlaube die Verknüpfung (Bestätige die Zugriffsanfrage).

Tipp: Wenn du mehrere Zoho-Konten hast, prüfe, dass du das richtige auswählst!

5. Anhänge speichern – so geht’s

1. Öffne eine E-Mail mit Anhang.

2. Klicke auf das WorkDrive-Add-in.

3. Das Add-in zeigt dir die Anhänge der E-Mail.

4. Wähle aus, welche Dateien du speichern möchtest (einzeln oder alle).

5. Wähle im nächsten Schritt den Zielordner in deinem WorkDrive aus (Teamordner, Unterordner etc.).

6. Klicke auf „Speichern“ – fertig!

7. Die Dateien findest du direkt in deinem WorkDrive-Ordner.
   Im Activity-Feed siehst du den Upload.

Praxis-Tipp: Lege für jedes Projekt oder Kunden einen festen Ordner an. So findest du Dateien später schneller wieder.

6. WorkDrive-Dateien direkt als Link versenden

1. Erstelle oder beantworte eine E-Mail.

2. Klicke auf das WorkDrive-Add-in.

3. Suche die gewünschte Datei oder navigiere zum Ordner.

4. Klicke auf „Link einfügen“.

5. Der Freigabelink wird automatisch in deine E-Mail eingefügt.

6. Du kannst die Zugriffsrechte einstellen (z. B. nur für Team-Mitglieder oder öffentlich, mit oder ohne Download).

Wichtig:
Achte darauf, dass du die Freigabe-Einstellungen korrekt setzt, damit der Empfänger Zugriff hat.

7. Wichtige Hinweise und Sicherheit

• Zugriffsrechte: Die Datei wird mit den aktuellen WorkDrive-Rechten geteilt. Du kannst nachträglich die Freigabe im WorkDrive-Portal anpassen.

• Dateigröße: Sehr große Anhänge (>1 GB) können zu Problemen führen. Bei Fehlern zuerst testen, ob die Datei kleiner gespeichert werden kann.

• Löschung: Wird eine Datei im WorkDrive gelöscht, funktioniert der alte Freigabelink nicht mehr.

Datenschutz-Hinweis:
Gerade für KMU mit sensiblen Daten: WorkDrive bietet DSGVO-konforme Speicherung. Der Versand per Link ist meist sicherer als per Anhang!

8. Häufige Fehler & Lösungen (FAQ)

Add-in nicht sichtbar:

• Prüfe, ob du die richtige Outlook-Version verwendest.

• Starte Outlook/Browser neu.

• Organisationen: Eventuell muss der Admin das Add-in erst freigeben.

Fehler beim Speichern von Anhängen:

• Prüfe deine Internetverbindung.

• Hast du die nötigen Upload-Berechtigungen im Zielordner?

• Ist genug Speicherplatz in WorkDrive vorhanden?

Freigabelink funktioniert nicht:

• Rechte im WorkDrive prüfen (ist der Empfänger berechtigt?).

• Nach Löschung/Archivierung der Datei funktioniert der Link nicht mehr.

Probleme mit dem Zoho-Login:

• Cookies/Cache löschen und erneut versuchen.

• Ggf. anderen Browser testen.

9. Support & Praxistipps

• Support für deine Firma: Bei Fragen wende dich direkt an uns (Marketing Autopilot) oder an deinen IT-Verantwortlichen.

• Video-Anleitung & Schritt-für-Schritt-Videos:
  Zu den Video-Erklärungen auf marketingautopilot.zohodesk.eu

• Zoho Community: Oft findest du Antworten in unserer Zoho Community "SystemWerk - der digitale Werkzeugkasten für KMU" oder direkt bei uns im Support.

Fazit:
Das Zoho WorkDrive Add-in für Outlook hilft dir und deinem Team, Dateien effizienter zu organisieren und sicher zu teilen.
Probiere es am besten gleich aus – bei Fragen oder Problemen sind wir für dich da!

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