Synchronisation zwischen O365, zCRM und zCal korrekt einstellen
So richtest Du die Synchronisation der Kalender in Zoho-Bookings ein
Damit mit Zoho Bookings effizient und gut gearbeitet werden kann, ist es entscheidend, dass alle Kalender, die in Gebrauch sind, miteinander synchronisiert sind.
Zu Beginn ist es wichtig, zu definieren, mit welchem Kalender als der Hauptkalender gearbeitet werden soll.
Nicht jeder Kalender lässt sich zu 100% synchronisieren.
Wir von Marketing Autopilot empfehlen darum, den Zoho-Calendar als den Kalender zu definieren, in welchem gearbeitet wird.
Das heisst, dass über Zoho Bookings der Online Termin Kalender auf der Webseite eingebettet wird, und die Leads/Kontakte sowie Kunden einen Termin auswählen und buchen können.
Der Termin wird sodann ins Outlook von O365 und in den Zoho Calendar, synchronisiert.
Gleichzeitig werden sie auch in den CRM Calendar übertragen, denn wenn ein neuer Termin direkt beim Kontakt/Lead im CRM gewählt werden soll, müssen die entsprechenden Termine auch im CRM vorhanden sein.
Die korrekte Synchronisation in diesem Dreieck der unterschiedlichen Kalender wird nun wie folgt eingerichtet:
1.) Zoho Calendar - Einstellungen für Sync
1) Kalender wählen, der für die Zeitverfügbarkeit abgefragt werden soll. Das können mehrere Kalender sein, welche dann die Termine blockieren.
2) Personal auswählen
3) In welchen Zoho Calendar sollen neue in Zoho Bookings gebuchte Termine geschrieben werden (nur 1 Kalender möglich)
4) WICHTIG: Wenn Zoho Calendar der Haupkalender ist, hier den Haken setzen. Dann werden E-Mail-Termineinladungen in diesen Kalender geschrieben.
2.) Zoho CRM-Kalender Synchronisation
Die Einstellungen für den CRM Calendar müssen vom Administrator in Bookings gemacht werden. Diese Einstellungen können nicht vom entsprechenden User gemacht werden.
Hinweis:
Der CRM Calendar muss zwar verknüpft und synchronisiert werden, aber er soll nicht von den Usern um CRM genutzt werden. Er hat nur bedingte Funktionen, und wenn zum Beispiel ein Serientermin im CRM Calendar erstellt wird, kann der nicht in Bookings synchronisiert werden.
Hinweis:
Der CRM Calendar muss zwar verknüpft und synchronisiert werden, aber er soll nicht von den Usern um CRM genutzt werden. Er hat nur bedingte Funktionen, und wenn zum Beispiel ein Serientermin im CRM Calendar erstellt wird, kann der nicht in Bookings synchronisiert werden.
3.) Office 365 / Outlook Kalender synchronisieren
Wenn der Hauptkalender der Zoho Calendar ist, müssen die Einstellungen wie folgt gemacht sein:
1) Der CRM Kalender, der durch die Einrichtung der Synchronisiation zwischen O365 und Zoho Bookings eingerichtet wird, soll nicht synchronisiert werden.
2) Der "Normale Kalender" aus O365/Outlook soll abgefragt werden, für den Fall der User schreibt noch einen Termin in seinen Kalender, oder eine E-Mail-Termineinladung landete im Outlook.
3) WICHTIG: Bevorstehende Buchungen NICHT in den O365/Outlook Kalender schreiben, weil der Termin ansonsten doppelt im Zoho Calendar erscheint!
Wenn der Hauptkalender der O365/Outlook Kalender ist, müssen die Einstellungen wie folgt gemacht sein:
1) Hier wählen wir sowohl den CRM - Dominic wie den "normalen" Kalender in O365/Outlook zur Abfrage aus.
2) Personal auswählen, für welche wir die Synchronisation einrichten
3) Nun den entsprechenden Kalender in O365/Outlook auswählen, in den Terminbuchungen durch Zoho Bookings geschrieben werden sollen
4) WICHTIG: Den Haken setzen, dass Termineinladungen via E-Mail in diesen Kalender geschrieben werden.
Hast Du weitere Fragen oder benötigst unseren Support? Kein Problem, denn wir helfen Dir gerne unter folgendem Link:
Related Articles
Zoho Bookings - Synchronisation zu Zoho CRM erneuern
Zoho Bookings - Externe Kalender erneut verbinden Es kann vorkommen, dass die Synchronisation von Zoho Bookings zu Zoho CRM oder deinen ausgewählten Online Kalender verloren gehen. Verantwortlich dafür können Updates oder Änderungen an den Servern ...E-Mail Texte der Benachrichtigungs- und Erinnerungs-E-Mails
Mit Zoho Bookings können unterschiedliche Terminarten erstellt werden. Entsprechend können die E-Mails der internen (an Mitarbeitende) sowie externen Benachrichtigungen an die Kunden angepasst werden. Dabei ist zu beachten, dass die Texte auf drei ...Eigene Bestätigungsseite nach Terminbuchung
Nachdem ein Kontakt einen Termin in Zoho Bookings gebucht hat, wird ihm eine Bestätigung angezeigt. Diese ist oft schon genügend, aber es gibt verschiedene Gründe, eine eigene Bestätigungsseite oder Dankesseite zu nutzen: Du möchtest dem Kontakt ...5 wichtigsten Gründe für einen Online Termin Kalender
Kennst Du das Termin-Ping Pong? Der Kunde ruft Dich an, um einen Termin zu vereinbaren, doch Du bist gerade besetzt in einem Meeting. Danach rufst Du an, doch jetzt ist der Kunde nicht erreichbar. Und so gehen tagtäglich unzählige Stunden in Firmen ...Keine doppelten Termineinladungen aus Zoho Bookings
In Zoho Bookings gibt die Möglichkeit Terminbestätigungen bzw. Termineiladungen pro Terminart zu versenden. Diese Einstellungen können bei den Terminarten gemacht werden. Wenn du nun dein Zoho Bookings mit weiteren Kalendern synchronisierst (Zoho ...